Was
Mittels der Ersatzsuche kann bei allen relevanten Mitgliedern angefragt werden, ob sie für einen bestimmten Termin einspringen können. Aus den Mitgliedern die zugesagt haben, kann dann gewählt werden, welche den Termin wirklich übernehmen sollen.
Wer
Ersatzsuchen können durch Admins initiiert werden.
Wo
In jedem Termin kann oben rechts unter „Optionen“ der Punkt „Ersatz Person finden“ gewählt werden.
Wie
Wird die Ersatzsuche Option gewählt, öffnet sich ein Popup bei dem zwischen zwei Arten der Ersatzsuche gewählt werden kann.
Ersatzsuche Popup
Bei der Wahl von „alle Verfügbaren Personen anfragen“ wird eine Pushnachricht (und Email, sollten diese von den Mitgliedern aktiviert sein) an alle Mitglieder ausgeschickt die zu diesem Zeitpunkt verfügbar sind und den Anforderungen entsprechen. Wird also eine Ersatzsuche für einen Termin gestartet, der für eine bestimmte Arbeitsgruppe erstellt wurde, werden nur Personen angefragt welche in dieser Arbeitsgruppe sind.
Das selbe gilt auch für „Alle Personen der Gruppe anfragen“. Jedoch werden hier auch Anfragen an Personen geschickt, die zu dem relevanten Zeitpunkt bereits eingeteilt oder im Urlaub sind.
Anfragen die an Personen geschickt werden
Während der Ersatzsuche sehen die Admins genau wer welche Antwort gegeben hat. Genauso sehen sie welche Art von Nachrichten die Personen aktiviert haben.
Wenn weder E-Mail noch Push Nachrichten aktiviert sind, sehen die Mitglieder die Ersatzsuche nur, wenn sie gerade das App offen haben.
Sobald genügend Personen positiv geantwortet haben kann mittels „Ersatz gefunden“ die Ersatzsuche beendet werden. Dann bekommen Personen welche die Anfrage noch nicht beantwortet haben auch keine Anfragen mehr.
Zuletzt müssen nur noch die Personen gewählt werden welche den Termin schlussendlich übernehmen sollen. Diese können aus den Personen gewählt werden welche mit „verfügbar“ auf die Ersatzanfrage geantwortet haben.
Es können Personen zugeteilt werden, bis der Termin voll ist
Diese werden dann wiederum benachrichtigt.
Tipp vom Team
Die Ersatzsuche ist die beste Möglichkeit bei Krankheiten und anderen kurzzeitigen Ausfällen schnell eine Alternative zu finden.
Welche Tutorials gibt es dazu
Noch keine.
Welche Artikel könnten mich noch interessieren hierzu