Was
Nachdem du einen Termin erstellt hast, muss dieser nun mit den richtigen Personen gefüllt werden. Dabei kann das Organisationsmitglied selber tätig werden oder du teilst aktiv Mitglieder zu Terminen ein.
Wer
Einteilen kannst du als AdministratorIn bzw. mit dem Recht „Termine verwalten “.
Wo
Im Organisationskalender in der Kalenderansicht mittels Drag & Drop oder im einzelnen geöffneten Termin selber. Drag & Drop ist aber nicht aktiviert für Vereine.
Mit Klick auf die Haken kann ich einzelne Personen direkt im Termin einteilen.
Wie
Du hast mehrere Möglichkeiten, um Personen einzuteilen:
Personen werden mittels Drag & Drop eingeteilt
Die wohl schnellste, sicherste und einfachste Art ist die Einteilung mit Drag & Drop. In der Listenansicht kannst du Links auf ein Organisationsmitglied klicken, die linke Maustaste gedrückt halten und auf den gewünschten Termin ziehen und dann die Maustaste loslassen. Dann ist das Mitglied eingeteilt worden.
Durch Festhalten der Maustaste kann ich Personen einteilen und bekomme vom System Feedback zu den einzelnen Terminen betreffend die Person.
Um Mehrfacheinteilungen vorzunehmen, kannst du in der linken Mitgliederliste auf den Doppelpfeil neben den Namen klicken. Dadurch wird die Mehrfacheinteilung aktiviert und du kannst mit normalen Mausklicken auf einzelne Termine direkt diese Person zuteilen.
Links bei den Mitgliedern wurde mittels dem Doppelpfeil die Mehrfacheinteilung aktiviert.
Während dem Drag & Drop zeigt sonected mögliche Fehler bei der Einteilung live an, z.B. wenn ein Termin bereits voll belegt ist, die einzuteilende Person einer anderen Arbeitsgruppe wie der Termin angehört, sich Einteilungen überschneiden uvm. Es können jedoch Personen via Drag & Drop trotzdem zu Terminen eingeteilt werden, für welche die Meldung „falsche AG“ angezeigt wird. Dafür muss davor nur kurz die Richtigkeit der Einteilung bestätigt werden.
Das System gibt automatisch beim Einteilen mögliche Fehlermeldungen.
Du kannst links bei den Mitgliedernamen immer sofort angepasst die aktuelle eingeteilte Wochenstundenanzahl pro Mitglied sehen. Sobald die vordefinierten maximalen Wochenstunden überschritten sind, wird die Zahl rot.
Rote Stundenanzahl, sind die vordefinierten maximal Wochenstunden überschritten.
In dieser Ansicht können mit einem Klick auf eine Person weitere relevante Informationen über die Person angezeigt werden.
Durch Klick auf den Namen werden zusätzliche Informationen dargestellt.
Personen werden direkt einzeln eingeteilt
Du kannst Personen im erstellten Termin direkt zuteilen. Alle in Frage kommenden Personen (richtige AG, keine Abwesenheiten) werden angezeigt und durch Klick auf den Haken können sie zu dem Termin eingeteilt werden.
Mit Klick auf die Haken kann ich einzelne Personen direkt im Termin einteilen.
Bei allen Varianten müssen die Termine freigegeben werden, damit die eingeteilten Personen diese sehen können. Zwar sind Einteilungen bei nicht freigegeben Terminen möglich und durchaus sinnvoll, nur darf nicht auf die frühzeitige Veröffentlichung der Termine vergessen werden.
Personen bewerben sich selbst oder tragen sich selber zu Terminen ein
Personen haben sich selbst für einen Termin beworben:
Wenn du einen Termin bereits freigegeben hast, ohne davor eine Einteilung von Personen vorzunehmen, können sich geeignete Personen (richtige AG) für den Termin selber bewerben. Wenn sich Personen beworben haben, kannst du als Administrator oder mit der richtigen Rolle die Personen bestätigen (klick auf den Haken).
Raphael hat sich für den Termin beworben, der Admin kann ihn jetzt annehmen oder nicht.
Wenn eine Person bestätigt und somit eingeteilt wird, bekommt diese eine Benachrichtigung und der Termin erscheint im privaten Dashboard, sowie unter „meine AG-Termine“.
Personen haben für einen Termin selber zugesagt:
Wenn du bei einem Termin „alle anfragen/anfordern“ ausgewählt hast, kann jedes Mitglied selbstständig zu- oder absagen, somit wird der Termin ohne dein Zutun mit Personen eingeteilt. Du kannst bei „alle anfragen/anfordern “ noch zusätzlich die Option „Team selber auswählen “ aktivieren. Dann können sich die Personen zwar selber melden, dass schlussendliche Team, welches den Termin auch wahrnimmt, bestimmst aber du. Dafür musst du dann einfach neben dem Namen auf das Zahnrad klicken, dann kannst du zwischen Zuteilung (Grün) und Absagen (Rot) wählen.
Rechts beim Daumen kann vom Admin auch nachträglich die Zu- oder Absage verändert werden.
Tipps vom Team
Du kannst praktischerweise in fast jeder Situation Drag & Drop verwenden. Gerade die Mehrfacheinteilung lässt dich einen Wochenplan im Nu besetzen und hilft dir mit den Live Fehleranzeigen auch Einteilungsfehler zu vermeiden.
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