Was
Der Organisationskalender ist das Herzstück von sonected. Hier können einerseits von den Mitgliedern alle ihnen relevanten Termine gesehen werden, andererseits – und noch viel wichtiger: Hier erstellt, teilt zu und verwaltet der/die AdministratorIn alle Personen in Diensten.

Wer
Termine erstellen und bearbeiten, sowie Personen einteilen, können nur AdministratorInnen bzw. Personen mit dem Recht „Termine verwalten “.

Wo
Jeweils in deiner Organisation unter dem Reiter „Kalender “ findest du sowohl die Übersicht zu deinen eigenen anstehenden Terminen, wie auch die Möglichkeit Termine zu erstellen, bearbeiten oder Personen dazu einzuteilen.

Eine Übersicht zu deinen eigenen anstehenden Terminen – Organisationsübergreifend – sind auf deinem privaten Dashboard (siehe Artikel privater Kalender).

Wie

Unter dem Menüpunkt „Kalender “ in der Organisation selber findest du beim jeweiligen Datum die Möglichkeit auf ein “Plus ” zu klicken.

Ebenso kann man durch einen Rechtsklick in die Kalenderfelder ein Menü öffnen, welches die Option „Neuer Eintrag erstellen “ anbietet.

Generell kannst du auch mit Hilfe von Hotkeys schnell Termine erstellen, bearbeiten, löschen uvm.

C	Kopieren von Diensten
V	Einfügen von Diensten
E	Schnell bearbeiten
R	Termine löschen
D	Besetzung löschen
N	Zwischenablage leeren

Bei Beiden obigen Möglichkeiten öffnet sich ein neues Fenster mit diversen Einstellungsmöglichkeiten. Unter dem Reiter in der Topleiste vom Fenster “Erweitert ” findest du zusätzliche Individualisierungsmöglichkeiten für den jeweiligen Termin.

 

Einfache Einstellungsmöglichkeiten eines Termins

Offenes Ende: Wenn du nicht weißt, wann genau der Termin endet, kannst du ihn offen lassen. Aber Vorsicht, Termine mit offenem Ende werden nicht in die Arbeitszeitstatistik miteingerechnet. Du kannst aber entweder nach Ende des Dienstes als Administrator den Endzeitpunkt nachträglich ändern, oder aber die Organisationseinstellung „Zeitkorrektur für Dienste verwenden“ in den Organisationseinstellungen aktivieren.

Wiederholen: Wenn sich dein Termin regelmäßig wiederholt, reicht es, diese Option zu aktivieren, ohne die wiederholenden Termine manuell anlegen zu müssen. Es werden alle Einstellungen bei den wiederholenden Terminen übernommen. Dabei stehen dir auch verschieden Wiederholungsmöglichkeiten zur Auswahl.

Anzahl Einzuteilender: Natürlich benötigt man für manche Termine wesentlich mehr Personen, um diesen zu besetzen. Daher kannst du hier frei die benötigte Anzahl angeben.

Alle Mitglieder anfragen/einladen: Bei manchen Terminen macht es Sinn, immer alle Mitglieder der Organisation um eine Zu- oder Absage anzufragen. Das kann etwa bei einem Sportverein ein Training sein oder aber bei einer Firma eine Weihnachtsfeier oder ein Meeting.

Wurde “Alle Anfragen ” gewählt gibt es weitere Optionen:

• “Anschließend das durchgeführte Team selber wählen”
• “Besetzungsobergrenze festlegen”
• “Admins informieren, wenn Mitglieder eine Zusage machen”

Arbeitsgruppe: Nicht jeder Termin ist für jede Personengruppe gedacht. Daher kann ein Termin ausschließlich für eine Arbeitsgruppe freigegeben werden, zu der auch nur Personen eingeteilt werden können, die auch in dieser Arbeitsgruppe Mitglied sind.

Beispiele: Bei einem Event brauchen wir einen Einsatzleiter, 3 Securitys und 3 Personen fürs Catering. Wir erstellen hier 3 unterschiedliche Termine bei welchen jeweils nur die Arbeitsgruppe „Einsatzleiter“, „Securitys“ und „Catering“ ausgewählt werden.

 

Erweiterte Einstellungsmöglichkeiten eines Termins

Allgemein kann hier noch eine Ortsangabe, eine umfangreiche Beschreibung zu einem Termin sowie eine Zeit und ein Ort für einen Treffpunkt hinzugefügt werden.

„Arbeitszeit nicht in die Gesamtzeit miteinbeziehen“: Normalerweise kann eine Person nicht zu zwei gleichzeitig stattfindenden Termine eingeteilt werden (man kann sich ja normalerweise schlecht teilen). Mit dieser aktivierten Option wird dieser Dienst nicht in die Arbeitszeitstatistik eingeteilt.

Anwendungsbeispiele: Eine Person ist für zwei Dienste gleichzeitig zuständig, er hat sowohl „Bereitschaftsdienst“ wie auch „Telefondienst“. Dafür können nun zwei Termine – unter Umständen natürlich auch mit verschiedener Start- und Endzeit – angelegt werden, in die dieselbe Person jeweils eingeteilt wird, aber nur ein Dienst wird in die Arbeitszeit eingerechnet.

„Termin vorzeitig für Bewerbungen/Absagen/Zusagen schließen“: Hier kannst du eine maximale Bewerbungsfrist für Termine festlegen. Ab dem ausgewählten Tag kann sich kein Mitglied für den Dienst mehr bewerben bzw. ab- und zusagen.

Extra Termin Felder: Wenn du immer wiederkehrende Punkte hast, die du in der Terminansicht dokumentiert haben willst hast, kannst du mit der Option selber Felder anlegen, die von den eingeteilten Mitgliedern oder auch nur von AdministartorInnen im Nachhinein bearbeitet werden können. Diese Felder sind explizit für einen Dienst gedacht und der Wert, der hier eingetragen wird, wird nicht weiter kopiert (bei wiederholenden Terminen).

Anwendungsbeispiel: Wieviel Umsatz in dieser Dienstschicht gemacht wurde. Dafür wird ein Extrafeld mit „Umsatz“ erstellt, welches nach Dienstende von den MitarbeiterInnen ausgefüllt wird.
Weiteres Beispiel: Ein Betrag, welcher der/die KundIn für den Dienst bezahlt hat. Das wäre nur sichtbar für AdministratorInnen. Ein weiteres Beispiel: Nach dem Dienst soll vom Mitarbeiter ein kurzer Bericht erfasst werden.

Partner: Unter dem Menüpunkt „Partner“ der Organisation (wird erst nach Aktivierung in den Organisationseinstellungen angezeigt) können Partner der Organisation angelegt werden. Diese Partner können dann einem einzelnen Termin zugewiesen werden. Dadurch können auch Abrechnungen und Zeiterfassungen mit diesem Partner ausgewertet werden.

Anwendungsbeispiel: Deine Organisation stellt bei einem Zeltfest das Catering. Zusätzlich brauchst du aber noch 2 KellnerInnen, die von einer Vermittlungsfirma gestellt werden. Damit du mit der Vermittlungsfirma eine Zeitabrechnung machen kannst, teilst du zu dem Termin diese als Partner hinzu.

Tipps vom Team
Der Kalender hat ausgesprochen viele Funktionen und Möglichkeiten, daher lies dir am besten alle Artikel zum Thema „Kalender “ durch und probiere einfach mal die Funktionen durch herumklicken aus.

Ebenso kannst du bei jedem Tag auf das „+“ klicken und selbstständig ein anderes Datum eintragen, damit du bei vielen Terminen nicht die Wochen wechseln musst um immer das richtige Datum auszuwählen.

 

Mit Hilfe der vielen Optionen und Möglichkeiten können wir sehr viele verschiedene Use-Cases abbilden. Wenn du dir nicht sicher bist, wie deiner am Besten zu bewältigen wäre, dann melde dich einfach bei uns (info@sonected.at) oder besuche unsere Use-Case Kategorie für Inspiration.

Welche Tutorials gibt es dazu
Erste Schritte
Listenansicht im Detail erklärt
Diensttypen – Video

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