Was zeigen wir dir hier?
Wir stellen dir hier verschiedene Unternehmen mit jeweils speziellen Anforderungen und Problemen vor und zeigen dir, wie sie sonected dafür nutzen, um diese zu meistern.
sonected bietet eine Vielzahl an anpassbaren Möglichkeiten, um unterschiedlichste Fälle passend und bedarfsorientiert zu lösen.
Die Ausgangssituation
- Firmengröße: 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Ort: Das Unternehmen ist in mehreren Städten tätig
- Mitarbeitende: Fast alle Personen arbeiten eine sehr geringe Stundenzahl. Dafür werden meistens Studenten und Studentinnen eingesetzt, welche sich selbst einteilen können, ob und wann sie arbeiten wollen. Oft kurzfristige Ausfälle.
Von dem Unternehmen wird vorgeschrieben, dass das Personal immer am Anfang der Woche ihre Verfügbarkeiten angibt. - Arbeitsstruktur: Es gibt einige sich wiederholende Dienste, die immer zur selben Zeit und am selben Ort stattfinden. Dazu kommen aber noch viele zusätzliche Dienste an unterschiedlichen Orten zu verschiedenen Zeiten.
Zu jedem einzelnen Dienst sind individuelle Informationen nötig, wie bei uns etwa „wo wird der Informationsstand genau aufgebaut“, „wo bekomme ich das Werbematerial her“, „wo gebe ich den Endbericht ab“ usw. - Ziele: Alle Mitarbeitenden sollen am Ende des Monats auf die gewünschten Anstellungsstunden kommen.
Es besteht ein hoher Bedarf, regelmäßig diverse allgemeine Dienstanweisungen zu kommunizieren.
sonected aus Sicht des Unternehmens
Voreinstellungen
Das Unternehmen möchte, dass ihr Personal angibt, wann sie zur Verfügung stehen, damit sie eingeteilt werden können. Das machen wir, indem wir bei der „Zeitverwaltung“ – „Einstellungen“ die Option „wann sie verfügbar sind“ auswählen. Somit geht sonected grundsätzlich davon aus, dass alle Personen nicht zur Verfügung stehen, bis sie uns etwas Gegenteiliges angeben. Diese Option ist für die Diensteinteilungsunterstützung von sonected relevant.
Einstellung der Organisation, damit Personen angeben, wann sie verfügbar sind.
Um unserem Personal den Aufwand der Zeiteingaben zu ersparen, aktivieren wir noch in den Organisations „Einstellungen“ – „Terminvorschau für nicht AdministratorInnen verwenden“ Option.
Terminvorschau aktivieren
mehr Details zu Organisationseinstellungen
Mitgliederverwaltung
Für die verschiedenen Städte und deren Teams werden einmalig unterschiedliche Arbeitsgruppen angelegt. Bei neuem Personal wird über die „Mitgliederverwaltung“ – „Neues Mitglied“ eine Person erstellt und direkt eingeladen. Hier können bereits die Arbeitsgruppen und die Rechte des neuen Mitglieds festgelegt werden. Mehr benötigt es hier nicht, da Personen, die die Einladung annehmen und einen neuen Account erstellen, automatisch die Voreinstellungen übernehmen. Mehr Details zur Mitgliederverwaltung und zu Arbeitsgruppen.
Mitglied erstellen und einladen
Dienste erstellen
Die meisten Termine der Saison stehen bereits zu Beginn fest und werden an einem Tag eingepflegt. Über die „Wiederholen“ Funktion kann man hier ganz einfach viele Termine auf einmal erstellen. Weitere Termine kommen dann von Zeit zu Zeit dazu, sind aber kaum Mehraufwand.
Da jeder Termin viele Informationen verwendet, können wir hier auch sehr gut die Vorlagen Funktion anwenden. Hierfür können wir Termine einfach als Vorlage ablegen und mit zwei Klicks die entsprechenden Details in einen neuen Termin übernehmen. Mehr Details zum Erstellen von Diensten.
Wiederholende Termine erstellen
Dienste einteilen
Arbeitsgruppen Filter in der Desktopansicht
In der Kalender – Listenansicht können per Filter unsere verschiedenen Standorte ausgewählt werden, für welche die Einteilung gemacht werden soll.
Info: Die MitarbeiterInnen haben in diesem Beispiel alle ihre Verfügbarkeiten selbst eingetragen und somit wissen wir genau wann, wer und wo zur Verfügung steht (Info dazu weiter unten). Nach dem Befüllen der Dienste, müssen wir nur doch den Dienstplan freigeben und wir sind fertig. Mehr Details zur Diensteinteilung.
Stundenlisten
Stundenauswertungen werden wie gewohnt einfach im Bereich „Berichte“ als Listen herunter geladen. Mehr Details zu den Berichten.
Viele kurzfristige Ausfälle oder zu wenig verfügbares Personal
Da wir in unserem Unternehmen viele kurzfristige Ausfälle zu erwarten haben, müssen wir diese entsprechend einfach bewältigen können. Hierfür verwenden wir die Funktion „Ersatzsuche“. Diese können wir auch verwenden, wenn wir bei einem Termin nicht genügend Personen finden konnten, um diesen zu befüllen. Hierfür gehen wir einfach in unseren Termin und starten über die „Admin Optionen“ im unteren Seitenbereich die Ersatzsuche. Erfahrungsgemäß kommen dann sehr viele „Ich kann zwar, aber erst 15 Minuten später“ Antworten. Die Person auswählen und der Dienstplan ist wieder in Ordnung. Mehr Details zur Ersatzsuche.
sonected aus Sicht der Angestellten
Verfügbarkeiten
Jede Woche muss das Personal die Verfügbarkeiten eintragen. Dafür wurde von der Organisation extra die Termin Vorschau aktiviert. Diese gibt allen normalen Organisationsmitgliedern einen Ausblick von anstehenden und noch nicht freigegebenen Terminen. Dabei ist nur eine Von-Bis Anzeige sichtbar. Mit dieser Hilfe müssen wir nicht jede erdenkliche Verfügbarkeit für die Woche angeben, sondern können uns an der Vorschau orientieren, wann mögliche Einteilungen überhaupt zustande kommen könnten. Diese Ansicht ist individuell gefiltert und zeigt nur Termine, die für mich als Person in Frage kommen könnten.
Mögliche Termine in der Zukunft bei denen ich eingeteilt werden könnte – Desktopansicht
Die Vorschau finden wir als nicht-Admins ganz einfach über „Kalender“. Normale Mitglieder kommen grundsätzlich immer erst in die „Arbeitsgruppenansicht“, wenn sie auf den Kalender klicken. Hier kann einfach auf eine entsprechende Woche in der Zukunft gewechselt werden. In der mobile App reicht es, auf das Kalender Symbol im rechten unteren Rand zu drücken.
Terminvorschau – Mobile
Verfügbarkeiten eintragen
Mit den Infos der Terminvorschau kann ich als Mitarbeiter oder Mitarbeiterin schnell und einfach meine Verfügbarkeit angeben. Das passiert unter „Zeitverwaltung“. Hier werden die generell verfügbaren Tage angegeben und anschließend die diversen Detailanpassungen eingetragen. Ein Beispiel wäre: „Es gibt am Donnerstag Termine und ich möchte arbeiten“ – habe ich den „Donnerstag“ in der generellen Verfügbarkeit ausgewählt, muss nichts mehr zusätzlich erledigt werden. Ich kann diesen einen Tag auch per Zeitspanne angeben, sollte ich spontan doch – oder doch nicht können. Die Eingaben werden dann direkt visuell dargestellt.
Zeitverwaltung mit angegebener Verfügbarkeit – Desktopansicht
In der mobile Ansicht muss hierfür nur auf das Kreuz Symbol in der Mitte am unteren Ende der App gedrückt werden.
Mehr Aufwand haben wir als Personal nicht. Anschließend muss nur noch auf eine Diensteinteilung durch eine/n Administrator/in gewartet werden.
Neue Dienste
Sobald es neue Dienste für eine Person gibt, wird diese per E-Mail und Push-Notification auf die App benachrichtigt. Diese werden dann direkt auf der individuellen Startseite aufbereitet dargestellt.
Private Dashboard – Mobile Ansicht
Weitere genützte Funktionen
In diesem Beispiel nützen wir ebenfalls sehr stark die sonected News Funktion. Diese erlaubt, Informationen für unterschiedliche Arbeitsgruppen zu erstellen. Beispiele wären etwa „die neuen Dienstverträge warten zur Unterzeichnung bei uns im Büro…“ oder „am Standort Wien – Karlsplatz kommt es in letzter Zeit vermehrt zu Diebstählen. Unbedingt …. „. Mehr Details zu den Unternehmens News.